La legge articola in modo diverso la definizione di titolare effettivo, a seconda della natura giuridica del soggetto, ente, entità o istituto obbligato, al quale fa riferimento:

1) Titolare effettivo di imprese dotate di personalità giuridica:

è la persona fisica (o le persone fisiche) che detiene almeno una delle seguenti condizioni:

• la proprietà diretta, con la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale;

• la proprietà indiretta, se la stessa titolarità è detenuta tramite società controllate, società fiduciarie o interposta persona.

In assenza di queste condizioni, il titolare effettivo è individuato considerando nell’ordine questi requisiti:

• il controllo di un numero maggioritario o comunque dominante di voti nell’assemblea ordinaria dei soci;

• l’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentono di esercitare un’influenza dominante.

Se anche con questi criteri l’attribuzione non è possibile, il titolare effettivo è la persona fisica (o le persone fisiche) con poteri di amministrazione o direzione.

2) Titolare effettivo di persone giuridiche private:

è la persona fisica (o le persone fisiche) che ricopre almeno uno dei seguenti ruoli:

• fondatore, se in vita;

• beneficiario;

• titolare di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione

3) Titolare effettivo di trust ed istituti giuridici affini:

è la persona fisica che ricopre uno dei seguenti ruoli:

• costituente;

• fiduciario;

• guardiano;

• beneficiario;

• soggetto che controlla il trust o i beni conferiti nel trust con proprietà diretta o indiretta o altri mezzi.

Il registro dei titolari effettivi è tenuto dall’Ufficio del registro delle imprese e si compone di due sezioni:

• una “sezione autonoma”, contenente i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica e di persone giuridiche private ed il cui accesso è consentito alle autorità, ai soggetti obbligati e al pubblico, nei termini e alle condizioni di cui all’articolo 21, co. 2 del d.lgs. n. 231/2007;
• una “sezione speciale”, recante le informazioni sulla titolarità effettiva dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali e degli istituti giuridici affini, stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana ed il cui accesso è consentito alle autorità, ai soggetti obbligati e ai soggetti privati nei termini e alle condizioni di cui all’art. 21, co. 4 del d.lgs. n. 231/2007.

ATTENZIONE: 
La Camera di Commercio ha predisposto il portale webhttps://titolareeffettivo.registroimprese.it che rappresenta il punto d'accesso per tutte le informazioni e riferimenti normativi utili per la predisposizione dell'adempimento.
Inoltre tramite il portale sarà possibile richiedere assistenza ed ottenere tutto il supporto necessario. 
Dal portale è inoltre accessibile il servizio per la compilazione e l’invio telematico della pratica di comunicazione del Titolare Effettivo

I dati e le informazioni che devono essere comunicati alle sezioni del registro delle imprese variano a seconda del soggetto, ente, entità o istituto obbligato:

a) per tutti i soggetti ai quali si riferisce la comunicazione: i dati identificativi delle persone fisiche indicate come titolare effettivo;

b) per le imprese dotate di personalità giuridica, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a):

1. l’entità della partecipazione al capitale dell’ente della persona fisica indicata come titolare effettivo, ai sensi dell’articolo 20 del d.lgs. n. 231/2007;

2. ove non individuato in forza dell’entità della partecipazione di cui al numero 1), le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo, ai sensi dell’articolo 20 del d.lgs. n. 231/2007;

c) per le persone giuridiche private, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a):

• il codice fiscale dell’ente;

• nel caso di prima comunicazione o di eventuali successive variazioni:

1. la denominazione dell’ente;

2. la sede legale e, ove diversa da quella legale, la sede amministrativa dell’ente;

3. l’indirizzo di posta elettronica certificata

d) per i trust e gli istituti giuridici affini, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a):

• il codice fiscale;

• nel caso di prima comunicazione o di eventuali successive variazioni:

1. la denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine;

2. la data, il luogo e gli estremi dell’atto di costituzione del trust o dell’istituto giuridico;

e) l’eventuale indicazione dello status di controinteressato all’accesso della persona fisica indicata come titolare effettivo e delle ragioni per le quali l’accesso esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione.

I dati e delle informazioni relative al titolare effettivo sono rese mediante dichiarazione sostitutiva, ai sensi degli articoli 46 e 47 del d.p.r. 28/12/2000, n. 445, e sono comunicati all’Ufficio del registro delle imprese della Camera di Commercio territorialmente competente, utilizzando l’apposito modello di Comunicazione Unica di impresa adottato con decreto dirigenziale del Ministero dello Sviluppo Economico.

Il modello deve essere sottoscritto digitalmente da una persona che nell’ambito del soggetto, ente, entità o istituto obbligato, sia titolare di una di queste cariche/qualifiche/status:

• amministratore delle imprese dotate di personalità giuridica;

• fondatore o legale rappresentante e amministratore delle persone giuridiche private;

• fiduciario del trust.

Con la sottoscrizione digitale della dichiarazione sostitutiva la persona assume la responsabilità e consapevolezza in ordine alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese; non è consentita la sottoscrizione da parte di terzi, anche se muniti di deleghe o procure conferite dalla persona obbligata.

Per la compilazione e l’invio del modulo si può utilizzare, tra gli altri, anche DIRE, il sistema informatico messo a disposizione dalle Camere di Commercio.

I soggetti (imprese dotate di personalità giuridica: s.p.a., s.a.p.a, s.r.l., società cooperative, società consortili per azioni e a r.l.), gli enti (persone giuridiche private) e i trust ed istituti giuridici affini al trust esistenti alla data del 9 ottobre 2023, hanno sessanta giorni di tempo per inviare la comunicazione del titolare effettivo all’Ufficio del registro delle imprese (c.d. primo popolamento).

Le imprese dotate di personalità giuridica, le persone giuridiche private, i trust ed istituti giuridici affini al trust che sono state iscritte dopo il 9 ottobre 2023, assolvono all’obbligo della comunicazione della titolarità effettiva:

- entro trenta giorni dall’iscrizione nel registro delle imprese o nel registro prefettizio-regionale, rispettivamente per le imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private;

- entro trenta giorni dalla data di costituzione, per quanto riguarda i trust ed istituti giuridici affini.

Per la comunicazione iniziale e per le successive modifiche e conferme del titolare effettivo è dovuto un diritto di segreteria di 30,00 euro; tutte le comunicazioni sono esenti dall’imposta di bollo.

I dati e le informazioni sul titolare effettivo comunicati alle sezioni del registro delle imprese devono essere:

• modificati, entro trenta giorni dal compimento dell'atto che dà luogo alla variazione;

• confermati, entro dodici mesi dalla data della prima comunicazione, o dall'ultima comunicazione della loro variazione, o dall'ultima conferma.

Le imprese con personalità giuridica possono confermare i dati e le informazioni anche contestualmente al deposito annuale del bilancio d’esercizio.

La mancata o ritardata comunicazione entro il termine previsto dei dati e delle informazioni sul titolare effettivo, comportano la contestazione della violazione all’obbligo di legge da parte della Camera di Commercio territorialmente competente, con applicazione della sanzione amministrativa di cui all’art. 2630 c.c., che varia da un minimo di 103 euro fino a un massimo di 1.032 euro, che si riducono a un terzo se la comunicazione è effettuata entro 30 giorni dalla scadenza originaria

La vigente disciplina ha previsto un accesso differenziato ai dati ed alle informazioni contenute nelle due sezioni del registro dei titolari effettivi, operando una distinzione a seconda dei soggetti interessati all’acquisizione dei dati e delle informazioni iscritte, secondo questa articolazione:

1. accesso incondizionato all’Autorità giudiziaria, conformemente alle proprie attribuzioni istituzionali, ed alle altre Autorità amministrative di vigilanza del settore, preposte alla prevenzione e contrasto dell'uso del sistema economico e finanziario a scopo di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, nonché al contrasto dell’evasione fiscale;

2. accesso finalizzato alla verifica della propria clientela per i soggetti obbligati alla c.d. adeguata verifica (es.: intermediari bancari e finanziari, altri operatori finanziari, gli esercenti talune tipologie di professioni ordinistiche, altri operatori non finanziari, prestatori di servizi di gioco, ecc.), previo accreditamento ai fini della dimostrazione dell’appartenenza ad una delle categorie indicate dalla legge;

3. accesso ai soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi, titolari di un interesse giuridico rilevante e differenziato, previa presentazione di richiesta motivata di accesso attestante che “la conoscenza della titolarità effettiva sia necessaria per curare o difendere un interesse corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata, qualora abbiano evidenze concrete e documentate della non corrispondenza tra titolarità effettiva e titolarità legale. L'interesse deve essere diretto, concreto ed attuale e, nel caso di enti rappresentativi di interessi diffusi, non deve coincidere con l'interesse di singoli appartenenti alla categoria rappresentata”.