L'art. 2496 c.c. stabilisce che i libri sociali relativi agli ultimi 10 anni di attività delle Società di capitali cancellate, devono essere depositati - a cura del Liquidatore - presso il Registro Imprese, per poter essere consultati per 10 anni da chiunque ne faccia richiesta.
Le Società di Persone, invece, devono conservare i libri sociali presso una persona nominata dalla maggioranza dei soci (art. 2312 c.c.) per dieci anni.
SOCIETA' DI CAPITALI E COOPERATIVE
Il liquidatore, al termine della liquidazione, o il curatore fallimentare, a seguito della chiusura del fallimento, devono depositare presso il Registro delle Imprese i libri sociali che la società ha obbligatoriamente tenuto.
Libri da depositare
Deposito dei libri previsti dal Codice Civile (artt. 2214; 2421; 2478 c.c.):
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libro giornale
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libro degli inventari
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libro dei soci
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libro delle obbligazioni
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libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee o libro delle decisioni dei soci
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione o libro delle decisioni degli amministratori
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione o libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste
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libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni
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il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447 c.c. sexies.
DOMANDA TELEMATICA DI CANCELLAZIONE DELLA SOCIETÀ E DEPOSITO DEI LIBRI SOCIALI
Dopo il deposito nel Registro Imprese del bilancio finale di liquidazione e del piano di riparto e, qualora il bilancio finale e il piano di riparto non siano stati approvati da tutti i soci, decorsi 90 giorni dal loro deposito nel Registro, il liquidatore chiede la cancellazione della società dal Registro delle Imprese, inviando l’apposita domanda in formato elettronico.
Nei casi di chiusura del fallimento di cui ai numeri 3) e 4), del primo comma dell’art. 118 del R.D. 16/03/1942, n. 267, il curatore fallimentare chiede la cancellazione della società dal Registro delle imprese.
L'art. 2496 c.c. stabilisce che i libri sociali delle Società di capitali cancellate, devono essere depositati - a cura del Liquidatore - presso il Registro Imprese, per poter essere conservati e consultati per 10 anni da chiunque ne faccia richiesta.
MODALITÀ DI TENUTA DEI LIBRI E DELLE SCRITTURE CONTABILI
I libri e le scritture contabili, la cui tenuta è obbligatoria per disposizioni di legge o di regolamenti, possono essere formati e tenuti secondo le seguenti modalità:
- cartacea ai sensi dell’art. 2215 c.c.
- con strumenti informatici ai sensi dell’art.2215-bis c.c.
La tenuta dei libri e delle scritture contabili può essere effettuata anche mediante entrambe le modalità di cui sopra, c.d. modalità “mista”, ad es. i libri sociali in modalità cartacea e le scritture contabili in modalità informatica.
MODALITÀ RICHIESTA CANCELLAZIONE SOCIETÀ E DEPOSITO DEI LIBRI SOCIALI
Il liquidatore può chiedere la cancellazione della Società:
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contestualmente al deposito nel Registro Imprese del Bilancio finale di liquidazione e del Piano di riparto a seguito della loro approvazione espressa (pratica telematica di cancellazione Mod. S3 - cod. atto 730 e A14);
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nel caso in cui Bilancio finale di liquidazione e Piano di riparto non siano stati approvati da tutti i soci, decorsi 90 giorni dal loro deposito (pratica telematica di cancellazione Mod. S3 - cod. atto A14).
Il Curatore fallimentare deve chiedere la cancellazione della Società successivamente all’avvenuta chiusura del fallimento (pratica telematica di cancellazione Mod. S3 - cod. atto A14).
Alle pratiche come sopra indicate, dovrà essere allegato il relativo modello a seconda della modalità di tenuta dei libri, od entrambi nel caso di tenuta mediante la modalità “mista”:
- MOD Deposito libri cartacei Società - Art. 2496 c.c.
- MOD Comunicazione soggetto tenutario libri sociali - Art. 2215-bis c.c.
N.B. Qualora i libri non siano disponibili a causa di eventuale furto/smarrimento, si dovrà allegare la relativa denuncia presentata all’Autorità competente.
Se la domanda di cancellazione della Società è regolare, si possono presentare i seguenti casi:
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Libri tenuti interamente in modalità cartacea o in modalità “mista”
L'ufficio sospende la domanda ed invia al Liquidatore un messaggio di conferma: "La pratica è stata compilata correttamente e resta sospesa; si invita a procedere con la prenotazione dell'appuntamento per il deposito dei libri sociali cartacei presso la competente sede della Camera di Commercio." (tramite il Diario Messaggi della pratica telematica);
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Libri tenuti interamente in modalità informatica, o nel caso del loro totale furto/smarrimento, l’ufficio procederà all’iscrizione della domanda di cancellazione qualora la stessa contenga la documentazione richiesta (MOD Comunicazione soggetto tenutario libri sociali - Art. 2215-bis c.c.) o la denuncia di furto/smarrimento)
RICHIESTA DI APPUNTAMENTO PER DEPOSITO LIBRI
Nel suddetto caso a), SOLO DOPO aver ricevuto il suddetto messaggio di conferma nel Diario Messaggi, il Liquidatore o il curatore fallimentare possono richiedere un appuntamento, presso una delle sedi camerali, per la consegna dei libri sociali, utilizzando l'apposita procedura online di cui al seguente link:
MODALITÀ DI CONSEGNA LIBRI
1. Libri tenuti in formato cartaceo
I libri devono essere materialmente depositati presso gli sportelli di una delle sedi camerali.
I libri devono essere consegnati nell'ordine indicato nel Modello di deposito dei libri sociali. Le pagine bianche devono essere preventivamente annullate.
N.B.
Nel caso in cui un unico libro sia stato utilizzato da oltre 10 anni, lo stesso non potrà essere depositato solo nella parte utilizzata negli ultimi 10 anni, ma dovrà essere depositato nella sua interezza, comprese ovviamente anche tutte le eventuali pagine bianche non utilizzate.
2. Libri tenuti con modalità informatica ai sensi dell'art. 2215-bis c.c.
I libri che siano stati formati e tenuti con modalità informatica, ai sensi dell’art. 2215-bis c.c., non devono essere stampati per il loro deposito, ma deve essere data indicazione della loro tenuta mediante l’allegazione, nella pratica telematica di cancellazione, del relativo modello sopra indicato.
Per entrambe le modalità di tenuta dei libri, il Liquidatore o il Curatore fallimentare allega, oltre al relativo modello deposito libri Società:
- copia della carta di identità valida del Liquidatore/Curatore
- ricevuta di protocollazione della pratica telematica.
L'ufficio Registro Imprese, dopo il deposito fisico dei libri sociali cartacei, evade la domanda telematica di cancellazione, e archivia i libri stessi.