L'art. 2496 c.c. stabilisce che i libri sociali relativi agli ultimi 10 anni di attività delle Società di capitali cancellate, devono essere depositati - a cura del Liquidatore - presso il Registro Imprese, per poter essere consultati per 10 anni da chiunque ne faccia richiesta.
Le Società di Persone, invece, devono conservare i libri sociali presso una persona nominata dalla maggioranza dei soci (art. 2312 c.c.) per dieci anni.
Società di capitali o Cooperative
Il liquidatore, al termine della liquidazione, o il curatore fallimentare, a seguito della chiusura del fallimento, devono depositare presso il Registro delle Imprese i libri sociali che la società ha obbligatoriamente tenuto.
“Compiuta la liquidazione, i libri della società devono essere depositati e conservati per 10 anni presso l’ufficio del Registro delle Imprese. Nel modulo Note vanno comunque, dichiarati gli estremi del deposito dei libri sociali presso il Registro delle Imprese ovvero, l’intenzione di procedere con separato adempimento al suddetto deposito” (Circolare del Ministero dello Sviluppo economico n. 3668/C del 27/02/2014), da farsi secondo le modalità riportate nella pagina dedicata del sito camerale ovvero, l’indicazione della “persona e luogo presso i quali sono depositate le scritture contabili” Circolare del Ministero dello Sviluppo economico n. 3648/C del 18/02/2012)
Libri da depositare
Deposito dei libri previsti dal Codice Civile (artt. 2214; 2421; 2478 c.c.):
libro giornale
libro degli inventari
libro dei soci
libro delle obbligazioni
libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee o libro delle decisioni dei soci
libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione o libro delle decisioni degli amministratori
libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione o libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore
libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste
libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni
il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447 c.c. sexies.
Domanda telematica di deposito dei libri sociali
Dopo il deposito nel Registro Imprese del Bilancio finale di liquidazione e del Piano di riparto e, nel caso il bilancio finale e il piano di riparto non siano stati approvati da tutti i soci, decorsi 90 giorni dalla pubblicazione dello stesso, il Liquidatore chiede la cancellazione della società dal Registro delle Imprese, inviando l’apposita domanda in formato elettronico (Mod. S3 A14).
Il Liquidatore utilizza il Modulo XX "Note" della domanda di cancellazione per precisare:
| a) | Se intende effettuare il deposito dei libri contestualmente alla domanda di cancellazione:
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| b) | Se ha già inviato la domanda separata di deposito dei libri sociali (con le modalità descritte al punto c):
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| c) | Se intende effettuare il deposito con successiva domanda separata:
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L'ufficio Registro Imprese sospende la domanda di cancellazione della società dal Registro Imprese:
- nelle ipotesi a) e b) fino all'avvenuto deposito fisico dei libri sociali presso la sede della Camera di Commercio;
- nell’ipotesi c) fino alla presentazione della domanda di deposito dei libri sociali, e fino al successivo deposito fisico degli stessi.
Se la domanda di deposito dei libri sociali è regolare, l'ufficio Registro Imprese invia al Liquidatore un messaggio di conferma: "La pratica è stata compilata correttamente e resta sospesa; si invita a procedere con la prenotazione dell'appuntamento per il deposito dei libri sociali" (tramite il Diario Messaggi della pratica telematica).
SOLO DOPO aver ricevuto il messaggio di conferma nel Diario Messaggi, il Liquidatore può richiedere un appuntamento per il deposito fisico dei libri sociali, all'indirizzo email indicato nell'area Contatti/Sedi di questa pagina.
Deposito fisico dei libri sociali
I libri, tenuti sia in formato cartaceo sia in formato digitale, devono essere materialmente depositati presso gli sportelli delle sedi camerali di Mestre o di Rovigo (vedi Contatti/Sedi in questa pagina).
Libri tenuti in formato cartaceo
I libri devono essere consegnati nell’ordine indicato nel Modello di deposito dei libri sociali e contenuti in scatole con l’indicazione dell’impresa (denominazione/ragione sociale, sede, numero REA, codice fiscale). Le pagine bianche devono essere preventivamente annullate.
Libri tenuti con modalità digitale
Devono essere salvati su chiavetta usb. La chiavetta deve essere inserita in una busta rinforzata (formato A4) con l’indicazione dell’impresa (denominazione/ragione sociale, sede, numero REA, codice fiscale).
Per entrambe le modalità di tenuta dei libri, il Liquidatore allega:
- Modello di deposito dei libri sociali, regolarmente compilato e sottoscritto dal liquidatore
- copia della carta di identità valida del Liquidatore
- ricevuta di protocollazione della pratica telematica. In assenza della ricevuta i libri non saranno ritirati.
L’ufficio Registro Imprese, dopo il deposito fisico dei libri sociali, evade la domanda telematica di deposito dei libri sociali e quella di cancellazione e archivia i libri stessi.
In caso di impossibilità totale o parziale ad effettuare il deposito, il Liquidatore deposita copia della denuncia di furto/incendio/smarrimento dei libri sociali ricevuta dall’Autorità di Polizia competente.