L'art. 2496 c.c. stabilisce che i libri sociali relativi agli ultimi 10 anni di attività delle Società di capitali cancellate, devono essere depositati - a cura del Liquidatore - presso il Registro Imprese, per poter essere consultati per 10 anni da chiunque ne faccia richiesta.
Le Società di Persone, invece, devono conservare i libri sociali presso una persona nominata dalla maggioranza dei soci (art. 2312 c.c.) per dieci anni.
Società di capitali o Cooperative
Il liquidatore, al termine della liquidazione, o il curatore fallimentare, a seguito della chiusura del fallimento, devono depositare presso il Registro delle Imprese i libri sociali che la società ha obbligatoriamente tenuto.
Libri da depositare
Deposito dei libri previsti dal Codice Civile (artt. 2214; 2421; 2478 c.c.):
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libro giornale
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libro degli inventari
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libro dei soci
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libro delle obbligazioni
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libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee o libro delle decisioni dei soci
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione o libro delle decisioni degli amministratori
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione o libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste
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libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni
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il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447 c.c. sexies.
Società di Capitali - Domanda telematica di deposito dei libri sociali
Dopo il deposito nel Registro Imprese del bilancio finale di liquidazione e del piano di riparto e, qualora il bilancio finale e il piano di riparto non siano stati approvati da tutti i soci, decorsi 90 giorni dal loro deposito nel Registro, il liquidatore chiede la cancellazione della società dal Registro delle Imprese, inviando l’apposita domanda in formato elettronico.
Nei casi di chiusura del fallimento di cui ai numeri 3) e 4), del primo comma dell’art. 118 del r.d. 16/03/1942, n. 267, il curatore fallimentare chiede la cancellazione della società dal Registro delle imprese.
Il liquidatore o il curatore fallimentare:
a) se intendono effettuare il deposito dei libri contestualmente alla domanda di cancellazione:
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riportano nel Modulo XX "Note" la dichiarazione che intende depositare i libri sociali contestualmente alla domanda di cancellazione;
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compilano, sottoscrivono digitalmente e allegano il “MOD Deposito libri sociali società cancellate”, disponibile alla sezione "Documenti”:
b) se hanno già inviato la domanda separata di deposito dei libri sociali (con le modalità descritte al punto c):
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riportano nella domanda di cancellazione Modulo XX "Note" il numero e la data di protocollo della domanda separata di deposito dei libri sociali;
c) se intendono effettuare il deposito con successiva domanda separata:
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presentano un Mod. S2, cod. atto A99, compilando il Riquadro 20 "deposito libri sociali ai sensi dell'art. 2496 c.c." (Importi: Diritti di Segreteria € 30,00 - Imposta di bollo € 65,00).
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compilano, sottoscrivono digitalmente e allegano il “MOD Deposito libri sociali società cancellate” o l'eventuale denuncia di furto/smarrimento all'Autorità competente.
L'ufficio Registro Imprese sospende la domanda di cancellazione della società dal Registro delle imprese:
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nelle ipotesi a) e b), fino all'avvenuta consegna dei libri sociali allo sportello di una delle sedi camerali;
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nell’ipotesi c), fino alla presentazione della domanda di deposito dei libri sociali e all'avvenuta consegna degli stessi allo sportello di una delle sedi camerali.
Se la domanda di deposito dei libri sociali è regolare, l'Ufficio Registro Imprese invia al presentatore un messaggio di conferma: "La pratica è stata compilata correttamente e resta sospesa; si invita a procedere con la prenotazione dell'appuntamento per il deposito dei libri sociali" (tramite il “diario messaggi” della pratica telematica).
Dopo aver ricevuto il messaggio di conferma nel “diario messaggi”, il liquidatore o il curatore fallimentare possono chiedere un appuntamento presso una delle sedi camerali per la consegna dei libri sociali.
I libri che siano stati formati e tenuti con modalità informatica, ai sensi dell’art. 2215-bis c.c., non devono essere depositati.
Nel Modulo XX "Note" della domanda di cancellazione - deve essere indicato il “soggetto” al quale è stata affidata la gestione del servizio di tenuta e gestione dei libri con modalità informatica, incaricato anche della loro conservazione a norma di legge per la durata di dieci anni dall’ultima registrazione.
Deposito fisico dei libri sociali
I libri devono essere raccolti in contenitori (scatole, raccoglitori ad anelli, ecc.) con l’indicazione dell’impresa (denominazione/ragione sociale, numero REA, codice fiscale), e consegnati allo sportello di una delle sedi camerali, nell’ordine indicato nel “MOD Deposito libri sociali società cancellate”.
Ai libri sociali devono essere allegati:
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la stampa del “MOD Deposito libri sociali società cancellate” allegato alla domanda di cancellazione della società o di deposito dei libri, sottoscritto con firma autografa dal liquidatore o curatore fallimentare o incaricato alla consegna;
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copia del documento di identità del sottoscrittore;
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la ricevuta di protocollo della domanda di cancellazione della società;
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la denuncia di furto/smarrimento dei libri all’Autorità competente (eventuale).
Avvenuta la consegna, l’Ufficio iscrive la domanda di deposito dei libri sociali e quella di cancellazione, archiviando i documenti ricevuti in deposito.